Hochschule für nachhaltige Entwicklung Eberswalde
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Beschaffungsrichtlinien

Beschaffung ĂŒber das IT-Servicezentrum

Beschaffung von Softwarelizenzen

1. Das ITSZ beschafft auf eigene Kosten Software, die a) hochschulweit fĂŒr die Lehre eingesetzt wird, oder b) bei der fachbereichsĂŒbergreifend ein Nutzungsinteresse vorliegt und die ĂŒber zentral organisierte Rahmen- oder LizenzvertrĂ€ge gĂŒnstiger beschafft werden kann, oder c) auf zentralen Servern eingesetzt wird, die der gesamten Hochschule zur VerfĂŒgung stehen, oder d) die zur Organisation der internen Arbeit des ITSZ nötig ist.

2. Die Fachbereiche beschaffen auf eigene Kosten Software, die a) im Interesse einzelner StudiengÀnge oder Fachbereiche liegt, oder b) auf den Computern der BeschÀftigten des jeweiligen Fachbereichs oder auf Computern von BeschÀftigten angeschlossener Drittmittelprojekte installiert wird, oder c) auf den studentischen Computern in den PC-Pools installiert wird und keine allgemein eingesetzte Standardsoftware darstellt.

3. Die Hochschulleitung und -verwaltung beschaffen auf Kosten des ITSZ, Software, die a) fĂŒr interne Verwaltungsaufgaben benötigt wird, oder b) auf den Computern der BeschĂ€ftigten installiert wird.

4. Die Bibliothek beschafft auf Kosten des ITSZ, Software, die a) fĂŒr den Betrieb der Bibliothek benötigt wird, oder b) auf den Computern der BeschĂ€ftigten installiert wird.

SĂ€mtliche speziellen Softwarebeschaffungen sollten vorher mit dem ITSZ besprochen werden, um die Installierbarkeit zu gewĂ€hrleisten. Rahmen- und Vertragslizenzen können ĂŒber das ITSZ beschafft werden (das Formular "VD01" muss uns vorliegen, aus denen die Finanzierung hervorgeht). Es sollte immer die wirtschaftlichste Beschaffungsvariante nach dem zutreffenden Vergabrecht genutzt werden.

Viele Lizenzbedingungen verbieten den Einsatz ihrer Software fĂŒr kommerzielle Zwecke.

Spezielle Regelungen

Da viele Drittmittelprojekte aus der Industrie kommen bzw. einen kommerziellen Hintergrund haben, gilt fĂŒr uns jedes Drittmittelprojekt als Kommerziell, solange wir keine schriftliche Gegendarstellung vom Projektverantwortlichen und von der Abteilung Haushalt und Beschaffung vorliegen haben.

1. Betriebssystem:

Über unseren Microsoft-Vertrag erhalten wir  Windows 10 kostengĂŒnstig, allerdings nur als Volumelizenz. Es muss zwingend ein gĂŒltiges (ugrade-berechtigtes) Betriebssystem vorinstalliert sein (eine Ă€ltere oder andere Windows-Version) oder bei Neubeschaffungen eine Lizenz miterworben werden.

2. Office:

MS Office kann nur ĂŒber den Microsoft-Vertrag bezogen werden.Da wir nicht mit Sicherheit feststellen können, wie viele Computer wirklich noch im Einsatz sind, oder irgendwo in der Ecke stehen oder als Notebook nur selten an unserem Netz hĂ€ngen, oder kein neues Office installiert haben, gehen wir davon aus, dass die vorhandenen Lizenzen nahezu den tatsĂ€chlichen Bedarf abdecken.

FĂŒr jeden neu zu beschaffenden Computer muss daher eine Office 2010 Professional Version gekauft werden, es sei denn, der Computer ersetzt einen vorhandenen Computer auf dem bereits Office 2010 installiert ist und der stillgelegt werden soll, oder der Computer benötigt kein MS-Office. Dieser stillzulegende Computer muss dann in das ITSZ ĂŒbergeben werden, damit die Office-Lizenz entfernt werden kann.

Beschaffung von Hardware

Das ITSZ beschafft Hardware auf eigene Kosten, die a) zentral und nicht ausschließlich fĂŒr die Lehre genutzte Computer b) zentrale Server und sonstige Technik fĂŒr den Betrieb des Netzwerkes, welche der gesamten Hochschule zur VerfĂŒgung stehen, oder c) Computer und Technik fĂŒr die Arbeit des ITSZ, oder d) einfache Reparaturen an beliebigen Computern.

Wir unterstĂŒtzen bzw. beraten die Fachbereiche und sonstigen zentralen Einrichtungen der Hochschule beim Kauf von Computern/Notebooks und Zubehör. Zudem erfassen wir jedes GerĂ€t, welches wir in unserer Netzwerk ĂŒbernehmen, in unserer Datenbank. Das GerĂ€t erhĂ€lt von uns eine eindeutige Nummer (neben der Inventarnummer der Abt. Haushalt und Beschaffung) zur Identifikation. Diese benötigen wir zur Verwaltung der GerĂ€te und der Wartungsarbeiten. Daher bitten wir Sie, uns zu jedem (nicht vom ITSZ) beschafften GerĂ€t eine Kopie der Rechnung zukommen zu lassen (wegen eventuellen GarantiefĂ€llen und fĂŒr die Erfassung von Softwarelizenzen).

Sollte die Beschaffung von Hardware ĂŒber das ITSZ erfolgen ist das Formular VD01 bei uns vorzulegen, aus denen die Finanzierung und der spĂ€tere Nutzer hervorgeht.

Zusammenfassung

1. Das ITSZ kauft i.d.R. nur zentral oder hochschulweit genutzte Hard- und Software ein und stellt die nötige Infrastruktur bereit, die fĂŒr den Betrieb der Computer nötig ist.

2. Kaufen Sie neue Computer immer mit einer OEM-Version von Windows.

3. Schicken Sie uns eine Kopie der Rechnung fĂŒr Computer/Notebooks, Drucker, Monitore, etc. fĂŒr unsere Datenbank und die Abwicklung von ServiceauftrĂ€gen.